Vaker hollen dan stilstaan bij Place for Bizz!

“Goedemiddag, Place for Bizz.” De telefoon achter de receptiebalie van het businesscentrum in Helmond rinkelt vrijwel onophoudelijk. Hosts Hilde en Margje nemen hem op en openen – op afstand – de slagboom. Ondertussen staan ze bezoekers te woord en nemen ze enkele pak- ketjes in ontvangst. Te midden van deze kalme hectiek vindt het interview voor de AchterBan plaats. Op het verzoek van beide dames wel achter de receptie, want anders is die onbemand.

10 Jaar collega’s

Margje en Hilde werken al zo’n tien jaar bij Place for Bizz in Helmond; soms samen, andere dagen alleen.

Margje kwam bij Place for Bizz via vrijwilligerswerk bij een organisatie die er een vergaderruimte gebruikte. Haar baan als managementassistente was gestopt als gevolg van de crisis. “Het leek me een leuke werkplek, dus ik vroeg aan de receptioniste of ze nog collega’s zochten. Ik liet mijn gegevens achter en een halfjaar later werd ik gebeld.” Na een heel open en informeel gesprek was ze aangenomen.

Bij Hilde zorgde een verandering van financiering ervoor dat haar baan bij MEE Zuidoost-Brabant kwam te vervallen. Binnen haar netwerk zocht ze naar leuke vacatures. “Ik had nog nooit van Place for Bizz gehoord, maar mijn nichtje werkte hier en stuurde mijn cv door.” Wat volgde was een uitno- diging voor een kennismaking, een fijn gesprek en het goede nieuws: je bent aangenomen.

Duizendpoot

Margje: “Wat mij heel erg aansprak, is dat je in deze functie niet de hele dag achter de computer zit. Het is heel dynamisch. We maken een inschatting van waar we op dat moment het hardst nodig zijn. Vervolgens delen we onze werkzaamheden zelf in.”

Die werkzaamheden variëren van gastvrouw tot administratief en facilitair medewerker. “Voor nieuwe huurders regelen we zaken als sleutels, internet en naambordjes. Voor vertrekkende huurders zetten we de juiste formulieren klaar en zorgen we dat het allemaal netjes wordt afgerond”, somt Hilde op. “Tussendoor maken we de koffie- machine schoon, houden het pand netjes, ruimen de vaatwassers leeg, vervangen cartridges en plaat- sen bestellingen bij leveranciers. Als iets kapot is, bellen we een monteur. We nemen pakketten aan en behandelen stapels post, ook voor huurders met een ‘virtueel kantoor’ waarvoor wij het postadres zijn.” En dan zijn er natuurlijk nog de huurders en hun bezoekers die aan de balie te woord worden gestaan.

Dynamiek

Na tien minuten bij de receptie zijn we al meerdere 18 | Foto: Margje (l) & Hilde (r) keren onderbroken. Margje en Hilde kijken er niet van op, voor hen is het de normaalste zaak van de wereld. Ze lijken er zelfs plezier in te hebben.

“We hadden hier een tijdje een PostNL-punt”, vertelt Hilde. “Een businesspoint voor het verzenden en ontvangen van pakketten. Daarmee hoopten we nieuwe huurders aan te trekken. Het aantal pakketten groeide van 500 naar 4.500 per week. Op een gegeven moment stonden ze zelfs buiten opgestapeld.” “Als hosts hadden we een dubbelrol”, vult Margje aan. “Het ene moment stond je iemand te woord aan de balie, dan hoorde je weer iemand roepen bij de pakketten. Het was heel leuk om te doen, maar we renden ons rot.”

Het gehoopte effect op de bezettingsgraad bleef uit. Toen het steeds moeilijker werd om goede afspraken te maken met PostNL – er rolde zelfs een postkar van de laadklep, bovenop een medewerker – was voor Hilde de maat vol. “Ik was zo geschrokken dat ik zei: óf het wordt fatsoenlijk geregeld, óf we stoppen ermee.” De toenmalige manager steunde haar in dit standpunt en daarmee was het einde oefening voor het businesspoint. Sindsdien heeft Hilde weer vaste uren achter de receptie, deels ingevuld met administratieve taken voor Place for Bizz Eindhoven Centrum, waar geen bemande receptie is.

Automatisering

Met de bezettingsgraad is het toch gewoon goed gekomen; alle ruimtes in Helmond zijn nu bezet. Margje: “Er zijn wel meer wisse- lingen dan tien jaar geleden én huurders hebben meer mensen in dienst, waardoor het voor ons drukker is geworden. De vaatwasser staat soms wel vijf keer per dag aan.” Daar staat tegenover dat nieuwe systemen het werk wat eenvoudiger maken. “Voorheen hielden we alles handmatig bij in Excel, nu is het meer geautomatiseerd en dat werkt fijn. Het is niet zo dat we tijd overhouden, maar ons werk is wel een stuk overzichtelijker geworden.”

Sociale functie

Zowel voor Margje als voor Hilde is het sociale aspect het mooiste aan hun werk als host. Van elke huurder weten ze wat voor bedrijf het is. Hilde: “Huurders weten dat ook van elkaar. Ze ontmoeten elkaar bij de koffieautomaat hier voor bij de receptie, op de netwerkclub Inbizzness en bij kleine ‘tussendoortjes’ die we regelmatig voor de huurders organiseren, met taart of oranjekoek.”

Margje: “Je leert de mensen echt kennen en weet wat er speelt. Af en toe voel ik me net een sociaal werker. En soms kun je nét dat stapje extra doen, bijvoorbeeld een kopje koffie brengen naar een oudere bezoeker die veel te vroeg is voor een afspraak. Het is gewoon fijn om iets voor een ander te kunnen betekenen, dat geeft een goed gevoel.”

Terwijl de telefoon opnieuw rinkelt en de volgende bezoeker zich aan de balie meldt, schakelen Hilde en Margje moeiteloos terug naar hun taak als gastvrouw. Het is vaker hollen dan stilstaan, maar juist die levendigheid en fijne onderlinge samenwerking zorgen ervoor dat het werk als host hen zo natuurlijk afgaat.